Selasa, 30 September 2014

Almost Running : Electronic Filing Implementation with RMS & EFS Method

MARKSHARE Training

021.57932035 ; 0858 9026 0140

Hadiri & Ikuti

2 Days Training Program

ELECTRONIC FILING IMPLEMENTATION WITH RMS & EFS METHOD BASED ON DOCUMENT REGULATION

 

Menara Peninsula Hotel, 8 – 9 Oktober 2014

 

 

A.   BACKGROUND

Arsip merupakan rekaman informasi penting yang umumnya digunakan untuk perencanaan,

pelaksanaan serta pengawasan kegiatan dalam suatu organisasi.
Dengan memanfaatkan arsip seoptimal mungkin dapat dicapai tujuan manajemen modern yaitu perencanaan yang matang,
pelaksanaan yang tepat serta pengawasan yang ketat.
Ketika pemberkasan arsip sudah makin bertambah, jika tidak dikelola dengan baik,
maka pertumbuhan arsip sudah tidak bisa lagi dikendalikan.
Mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi maka kegiatan penataan arsip harus dilakukan sesuai prinsip dan tujuan dari manajemen kearsipan,
yaitu dapat menyediakan arsip dengan cepat, tepat, lengkap dan efisien.

Penataan arsip pada dasarnya merupakan suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis.

Ada 2 metode sistem yang dapat diterapkan dalam kegiatan penataan arsip yaitu Records Management System (RMS) dan Electronic Filing System (EFS).

Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) disahkan dalam Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan pelaksanaan

 dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012.

Electronic Filing System (Sistem Penataan File secara elektronik) disahkan dalam Undang-undang nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

dan pelaksanaan dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah nomor 82 tahun 2012.
Di dalam sistem ini terdapat penerapan Electronic Imaging System agar organisasi memiliki digital copy yang praktis dan tidak membutuhkan tempat
fisik tertentu dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali pada saat diperlukan dengan waktu yang singkat.
Apabila ke-2 metode penataan arsip diatas dapat diterapkan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi,
maka dapat meningkatkan kinerja pelayanan dan efisiensi tempat penyimpanan arsip dari organisasi tersebut.
 
B.  OBJECTIVES      
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :
1.      Memahami regulasi kearsipan terakhir yang sudah diberlakukan di Republik Indonesia beserta struktur perundang-undangannya.
2.      Memahami pengertian Kearsipan, Arsip dinamis, Arsip aktif, Arsip inaktif, Arsip vital, Arsip static, Unit pengolah, Unit kearsipan,
      Jadwal Retensi Arsip, Penyusutan arsip, Pemusnahan arsip Penyerahan arsip statis, Pemeliharaan arsip, Penggunaan arsip, Pemberkasan,
      Retensi arsip berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
3.      Memahami konsep model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem manajemen kearsipan.
4.      Mengetahui contoh SOP Manajemen Kearsipan yang cukup lengkap.
5.      Membuat kode klasifikasi dokumen, merumuskan tahapah-tahapan pembentukan jadwal retensi dokumen.
6.      Memahami prinsip-prinsip pengelolaan dokumen vital.
7.      Memahami konsep model records continuous model (model arsip berkelanjutan) pada sistem manajemen arsip elektronis.
8.      Memahami pengertian dari konsep electronic imaging system.
9.      Memahami pentingnya electronic imaging system diimplementasikan di semua organisasi.
10.   Mampu membuat document digital hasil scanning yang bisa dicopy textnya (dibaca secara content).
11.   Mampu menambahkan keterangan dan tanda tangan digital yang diproteksi dengan password pada document digital.
12.   Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
13.   Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System)
       baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System.
C.  SYLLABUS
1.           Struktur perundang-undangan yang diberlakukan di Republik Indonesia.
2.           Pemaparan dari isi Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan penjelasan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012
         tentang Pelaksanaan Undang-undang tersebut dalam pengertian secara umum sebagai berikut :
1)             Kearsipan,
2)             Arsip dinamis,
3)             Arsip aktif,
4)             Arsip inaktif,
5)             Arsip vital,
6)             Arsip statis,
7)             Unit pengolah,
8)             Unit kearsipan,
9)             Jadwal Retensi Arsip,
10)         Penyusutan arsip,
11)         Pemusnahan arsip
12)         Penyerahan arsip statis,
13)         Pemeliharaan arsip,
14)         Penggunaan arsip,
15)         Pemberkasan,
16)         Retensi arsip
 
3.           Model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem manajemen kearsipan.
4.           Contoh SOP Manajemen Kearsipan.
5.           Membuat kode klasifikasi dokumen.
6.           Merumuskan tahapah-tahapan pembentukan jadwal retensi dokumen.
7.           Memahami prinsip-prinsip pengelolaan dokumen vital.
8.           Model records continuous model  pada sistem manajemen arsip elektronis.
9.           Electronic Imaging System.
10.       Pentingnya Electronic Imaging System diimplementasikan di semua organisasi.
11.       Membuat digital document (OCR Scanning) dalam format .PDF Edited.
12.       Menambahkan text pada digital document.
13.       Memasukan digital assign yang sudah diproteksi ke dalam digital document .
14.       Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
15.        Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDMS software.
16.        Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFIDMS software.
17.        Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam EFIDMS software.
18.        Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level  Security User Access Application.
19.        Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk  Document Control process.
20.        Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution process.
21.        Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update process.
22.        Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
23.        Document  Capture Process baik melalui scanner ataupun melalui digital cameras, kemudian  di-convert menjadi  document microsoft office (XP, 2003, 2007, 2010).
24.        Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.
)
D. AUDIENCE TARGET
        Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document
 
E. TRAINING METHOD :  TerangkanTunjukkanLakukan
Dengan metode ini Anda akan mengenal subyek pelatihan secara lebih baik, karena langsung ditunjukkan oleh ahlinya,
dan Anda akan diajak untuk langsung melakukan/ menggunakannya.

 

 
Investasi
Rp. 3.750.000,-/ person Full fare
  

        
 
 
      Get Efficient For InHouse Training
      Untuk Permintaan InHouse Training dalam topik diatas ataupun lainnya,silahkan menghubungi kami :
 
D.Sari Effendi
markshare training
gedung STC Senayan lantai 4 no 1055 - 1056
P : (021) 5793 2035
F : (021) 5793 1773
M : 0858 9026 0140

 

                Jadwal Public Training Oktober - Desember MARKSHARE Training

 

Topik Training

Keterangan

1 - 2 Oktober 2014

Credit Analysis

Almost Running

7 - 8 Oktober 2014

Supervisory Skill

Almost Running

8 - 9 Oktober 2014

Implementation E-Filling with RMS & EFS Method

Almost Running

9 - 10 Oktober 2014

Finansial Statement Analyst

Confirm Running

9 - 10 Oktober 2014

Effective Report Writing Techniques

Almost Running

14 -15 Oktober 2014

Becoming Highly Motivated People

Almost Running

14 Oktober 2014

Powerpoint Do More

Almost Running

14 - 15 Oktober 2014

Problem Solving And Decision Making

Confirm Running

14 - 15 Oktober 2014

Handling Complaint and Difficult Customer

Confirm Running

14 - 15 Oktober 2014

Advanced Selling Skill For Maximum Profit

Almost Running

15 - 16 Oktober 2014

Finance for non Finance Executive

Almost Running

15 -16 Oktober 2014

Basic Managing Performance for Manager

Almost Running

15 Oktober 2104

BSC Step By Step

Almost Running

16 - 17 Oktober 2014

Recruitment & Selection System

Almost Running

16 - 17 Oktober2014

Procurement Management

Almost Running

16- 17 Oktober 2014

Coaching & Conseling

Almost running

16 - 17 Oktober 2014

Advanced Secretary Development Program

Almost Running

16 - 17 Oktober 2014

Training for Trainers

Almost Running

20 - 21 Oktober 2014

Effective Public Relation

Almost Running

21 - 22 Oktober 2014

Human Resource Management ( HRM )

Confirm Running

21 - 22 Oktober 2014

SOP with KPI

Almost Running

21 - 22 Oktober 2014

Corporate Journalism

Almost Running

22 - 23 Oktober 2014

Cost Reduction in Purchasing

Almost Running

22 - 23 Oktober 2014

Executive Corporate law

Almost Running

23 - 24 Oktober 2014

New Product Development ( NPD )

Almost Running

23 - 24 Oktober 2014

Best Practice Warehouse Management

Confirm Running

23 - 24 Oktober 2014

Marketing Strategy

Almost Running

23 - 24 Oktober 2014

Basic Accounting

Almost Running

27 - 28 Oktober 2014

Powerfull Database Analyst & Dashboard Reporting with excel

Almost Running

28 - 29 Oktober 2014

Managing Office, 5S & Filing System

Almost Running

28 - 29 Oktober 2014

Customer Interaction & Telephon Courtesy

Almost Running

28 - 29 Oktober 2014

Accurate Inventory Planning & Stock Control

Almost Running

29 - 30 Oktober 2014

IT Project Management

Almost Running

30 - 31 Oktober 2014

Bandung : Strategic Vendor Management

Almost Running

30 - 31 Oktober 2014

Bandung : Workload Analyst

Almost Running

30 - 31 Oktober 2014

Bandung : Handling Customer & Difficult People

Almost Running

4 - 5 November 2014

Creative & Analytical Thingking

Almost Running

4 - 5 November 2014

Professional General Affairs

Almost Running

6 - 7 November 2014

PDCA(Plan, Do, Check, Action)

Almost running

6 - 7 November 2014

Extraordinary Journalism For Corporate Website

Almost Running

11 - 12 November 2014

HR For Non HR

Almost Running

12 - 13 November 2014

Training for Trainers

Almost Running

13 - 14 November 2014

Interpersonality Excellence

Almost Running

13 - 14 November 2014

Advanced Secretary Development Program

Almost Running

17 - 18 November 2014

Training Need Analyst ( TNA )

Almost Running

18 - 19 November 2014

Industrial Relation

Almost Running

18 - 19 November 2014

PKWT & Outsourcing

Almost Running

18 - 19 November 2014

Tax Planning Management

Almost Running

19 - 20 November 2014

Business Plan & Budgeting Cost Control

Almost Running

19 - 20 November 2014

Asset Management

Almost Running

19 - 20 November 2014

Penyusunan SOP with KPI

Almost Running

20 - 21 November 2014

Bandung : Supply Chain Management

Almost  Running

20 - 21 November 2014

Bali : Fundamental Leadership

Almost Running

20 - 21 November 2014

Bali : Negotiation & Lobbying Skill

Almost Running

25 - 26 November 2014

Sales & Marketing: Increasing Your Sales Throught Effective Selling

Almost Running

25 - 26 November 2014

Professional debt Collection

Almost Running

25 - 26 November 2014

Effective Report Writing Techniques

Almost Running

26 - 27 November 2014

Cost reduction & Risk Mitigation

Almost Running

27 - 28 November 2014

Know Your Customer (KYC ) Principles

Almost Running

27 - 28 November 2014

Supervisory Skill

Almost Running

27 - 28 November 2014

Surabaya : Negotiation For Purchasing

Almost Running

2 - 3 Desember 2014

Implementation E-Filing System with RMS/EFS

Almost Running

2 - 3 Desember 2014

BalancedScoredcard Step by step

Almost Running

3 - 4 Desember 2014

Strategic Business Plan & Budgeting

Almost Running

4 - 5 Desember 2014

Sales & Marketing : The 7 Selling Step for Sales People

Almost Running

4 - 5 Desember 2014

Advanced Selling for maximum Profit

Almost Running

9 - 10 Desember 2014

Executive Corporate Law

Almost Running

9 - 10 Desember 2014

New Product Development ( NPD )

Almost Running

10 - 11 Desember 2014

Accurate Inventory Planning & Stock Control

Almost Running

10 - 11 Desember 2014

Effektif Public Relation

Almost Running

11 - 12 Desember 2014

Bandung ; Strategic Procurement Management

Almost running

11 - 12 Desember 2014

Bandung : Handling Complaint & Difficult Customer

Almost Running

15 - 16 Desember 2014

Workload Analyst

Almost Running

16 - 17 Desember 2014

Managing office, 5S & Filing System

Almost Running

16 -17 Desember 2014

Coaching & Conseling

Almost Running

16 - 17 Desember 2014

Customer Interaction & Telephon Courtesy

Almost Running

17 - 18 Desember 2014

Surabaya : Corporate Journalism

Almost Running

17 - 18 Desember 2014

Surabaya : Finance for non Finance Executive

Almost Running

18 -19 Desember 2014

Powerfull database Analyst and dashboard reporting with excel

Almost Running

18 - 19 Desember 2014

Problem Solving and Decision Making

Almost Running

18 - 19 Desember 2014

Marketing Strategy

Almost Running

22 - 23 Desember 2014

Mastering Excel 2007 / 2010

Almost Running

23 - 24 Desember 2014

Credit Analyst

Almost Running

23 - 24 Desember 2014

Negotiation For Purchasing

Almost Running

29 Desember 2014

Powerpoint Do More

Almost Running