Almost Running : Electronic Filing Implementation with RMS & EFS Method

MARKSHARE Training

021.57932035 ; 0858 9026 0140

Hadiri & Ikuti

2 Days Training Program

ELECTRONIC FILING IMPLEMENTATION WITH RMS & EFS METHOD BASED ON DOCUMENT REGULATION

 

Menara Peninsula Hotel, 8 – 9 Oktober 2014

 

 

A.   BACKGROUND

Arsip merupakan rekaman informasi penting yang umumnya digunakan untuk perencanaan,

pelaksanaan serta pengawasan kegiatan dalam suatu organisasi.

Dengan memanfaatkan arsip seoptimal mungkin dapat dicapai tujuan manajemen modern yaitu perencanaan yang matang,

pelaksanaan yang tepat serta pengawasan yang ketat.

Ketika pemberkasan arsip sudah makin bertambah, jika tidak dikelola dengan baik,

maka pertumbuhan arsip sudah tidak bisa lagi dikendalikan.

Mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi maka kegiatan penataan arsip harus dilakukan sesuai prinsip dan tujuan dari manajemen kearsipan,

yaitu dapat menyediakan arsip dengan cepat, tepat, lengkap dan efisien.

Penataan arsip pada dasarnya merupakan suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis.

Ada 2 metode sistem yang dapat diterapkan dalam kegiatan penataan arsip yaitu Records Management System (RMS) dan Electronic Filing System (EFS).

Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) disahkan dalam Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan pelaksanaan

 dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012.

Electronic Filing System (Sistem Penataan File secara elektronik) disahkan dalam Undang-undang nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

dan pelaksanaan dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah nomor 82 tahun 2012.

Di dalam sistem ini terdapat penerapan Electronic Imaging System agar organisasi memiliki digital copy yang praktis dan tidak membutuhkan tempat

fisik tertentu dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali pada saat diperlukan dengan waktu yang singkat.

Apabila ke-2 metode penataan arsip diatas dapat diterapkan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi,

maka dapat meningkatkan kinerja pelayanan dan efisiensi tempat penyimpanan arsip dari organisasi tersebut.

 

B.  OBJECTIVES      

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :

1.      Memahami regulasi kearsipan terakhir yang sudah diberlakukan di Republik Indonesia beserta struktur perundang-undangannya.

2.      Memahami pengertian Kearsipan, Arsip dinamis, Arsip aktif, Arsip inaktif, Arsip vital, Arsip static, Unit pengolah, Unit kearsipan,

      Jadwal Retensi Arsip, Penyusutan arsip, Pemusnahan arsip Penyerahan arsip statis, Pemeliharaan arsip, Penggunaan arsip, Pemberkasan,

      Retensi arsip berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

3.      Memahami konsep model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem manajemen kearsipan.

4.      Mengetahui contoh SOP Manajemen Kearsipan yang cukup lengkap.

5.      Membuat kode klasifikasi dokumen, merumuskan tahapah-tahapan pembentukan jadwal retensi dokumen.

6.      Memahami prinsip-prinsip pengelolaan dokumen vital.

7.      Memahami konsep model records continuous model (model arsip berkelanjutan) pada sistem manajemen arsip elektronis.

8.      Memahami pengertian dari konsep electronic imaging system.

9.      Memahami pentingnya electronic imaging system diimplementasikan di semua organisasi.

10.   Mampu membuat document digital hasil scanning yang bisa dicopy textnya (dibaca secara content).

11.   Mampu menambahkan keterangan dan tanda tangan digital yang diproteksi dengan password pada document digital.

12.   Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.

13.   Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System)

       baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System.

C.  SYLLABUS

1.           Struktur perundang-undangan yang diberlakukan di Republik Indonesia.

2.           Pemaparan dari isi Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan penjelasan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012

         tentang Pelaksanaan Undang-undang tersebut dalam pengertian secara umum sebagai berikut :

1)             Kearsipan,

2)             Arsip dinamis,

3)             Arsip aktif,

4)             Arsip inaktif,

5)             Arsip vital,

6)             Arsip statis,

7)             Unit pengolah,

8)             Unit kearsipan,

9)             Jadwal Retensi Arsip,

10)         Penyusutan arsip,

11)         Pemusnahan arsip

12)         Penyerahan arsip statis,

13)         Pemeliharaan arsip,

14)         Penggunaan arsip,

15)         Pemberkasan,

16)         Retensi arsip

 

3.           Model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem manajemen kearsipan.

4.           Contoh SOP Manajemen Kearsipan.

5.           Membuat kode klasifikasi dokumen.

6.           Merumuskan tahapah-tahapan pembentukan jadwal retensi dokumen.

7.           Memahami prinsip-prinsip pengelolaan dokumen vital.

8.           Model records continuous model  pada sistem manajemen arsip elektronis.

9.           Electronic Imaging System.

10.       Pentingnya Electronic Imaging System diimplementasikan di semua organisasi.

11.       Membuat digital document (OCR Scanning) dalam format .PDF Edited.

12.       Menambahkan text pada digital document.

13.       Memasukan digital assign yang sudah diproteksi ke dalam digital document .

14.       Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.

15.        Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDMS software.

16.        Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFIDMS software.

17.        Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam EFIDMS software.

18.        Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level  Security User Access Application.

19.        Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk  Document Control process.

20.        Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution process.

21.        Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update process.

22.        Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.

23.        Document  Capture Process baik melalui scanner ataupun melalui digital cameras, kemudian  di-convert menjadi  document microsoft office (XP, 2003, 2007, 2010).

24.        Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.

)

D. AUDIENCE TARGET

        Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document

 

E. TRAINING METHOD :  Terangkan – Tunjukkan – Lakukan

Dengan metode ini Anda akan mengenal subyek pelatihan secara lebih baik, karena langsung ditunjukkan oleh ahlinya,

dan Anda akan diajak untuk langsung melakukan/ menggunakannya.

 

Investasi Rp. 3.750.000,-/ person Full fare

  

        

 

 

      Get Efficient For InHouse Training

      Untuk Permintaan InHouse Training dalam topik diatas ataupun lainnya,silahkan menghubungi kami :

 

D.Sari Effendi

markshare training

gedung STC Senayan lantai 4 no 1055 - 1056

P : (021) 5793 2035

F : (021) 5793 1773

M : 0858 9026 0140

E : sari@marksharetraining.co.id;sari@marksharetraining.com

     www.marksharetraining.co.id

Jadwal Public Training Oktober - Desember MARKSHARE Training
	Topik Training	Keterangan
1 - 2 Oktober 2014	Credit Analysis	Almost Running
7 - 8 Oktober 2014	Supervisory Skill	Almost Running
8 - 9 Oktober 2014	Implementation E-Filling with RMS & EFS Method	Almost Running
9 - 10 Oktober 2014	Finansial Statement Analyst	Confirm Running
9 - 10 Oktober 2014	Effective Report Writing Techniques	Almost Running
14 -15 Oktober 2014	Becoming Highly Motivated People	Almost Running
14 Oktober 2014	Powerpoint Do More	Almost Running
14 - 15 Oktober 2014	Problem Solving And Decision Making	Confirm Running
14 - 15 Oktober 2014	Handling Complaint and Difficult Customer	Confirm Running
14 - 15 Oktober 2014	Advanced Selling Skill For Maximum Profit	Almost Running
15 - 16 Oktober 2014	Finance for non Finance Executive	Almost Running
15 -16 Oktober 2014	Basic Managing Performance for Manager	Almost Running
15 Oktober 2104	BSC Step By Step	Almost Running
16 - 17 Oktober 2014	Recruitment & Selection System	Almost Running
16 - 17 Oktober2014	Procurement Management	Almost Running
16- 17 Oktober 2014	Coaching & Conseling	Almost running
16 - 17 Oktober 2014	Advanced Secretary Development Program	Almost Running
16 - 17 Oktober 2014	Training for Trainers	Almost Running
20 - 21 Oktober 2014	Effective Public Relation	Almost Running
21 - 22 Oktober 2014	Human Resource Management ( HRM )	Confirm Running
21 - 22 Oktober 2014	SOP with KPI	Almost Running
21 - 22 Oktober 2014	Corporate Journalism	Almost Running
22 - 23 Oktober 2014	Cost Reduction in Purchasing	Almost Running
22 - 23 Oktober 2014	Executive Corporate law	Almost Running
23 - 24 Oktober 2014	New Product Development ( NPD )	Almost Running
23 - 24 Oktober 2014	Best Practice Warehouse Management	Confirm Running
23 - 24 Oktober 2014	Marketing Strategy	Almost Running
23 - 24 Oktober 2014	Basic Accounting	Almost Running
27 - 28 Oktober 2014	Powerfull Database Analyst & Dashboard Reporting with excel	Almost Running
28 - 29 Oktober 2014	Managing Office, 5S & Filing System	Almost Running
28 - 29 Oktober 2014	Customer Interaction & Telephon Courtesy	Almost Running
28 - 29 Oktober 2014	Accurate Inventory Planning & Stock Control	Almost Running
29 - 30 Oktober 2014	IT Project Management	Almost Running
30 - 31 Oktober 2014	Bandung : Strategic Vendor Management	Almost Running
30 - 31 Oktober 2014	Bandung : Workload Analyst	Almost Running
30 - 31 Oktober 2014	Bandung : Handling Customer & Difficult People	Almost Running
4 - 5 November 2014	Creative & Analytical Thingking	Almost Running
4 - 5 November 2014	Professional General Affairs	Almost Running
6 - 7 November 2014	PDCA(Plan, Do, Check, Action)	Almost running
6 - 7 November 2014	Extraordinary Journalism For Corporate Website	Almost Running
11 - 12 November 2014	HR For Non HR	Almost Running
12 - 13 November 2014	Training for Trainers	Almost Running
13 - 14 November 2014	Interpersonality Excellence	Almost Running
13 - 14 November 2014	Advanced Secretary Development Program	Almost Running
17 - 18 November 2014	Training Need Analyst ( TNA )	Almost Running
18 - 19 November 2014	Industrial Relation	Almost Running
18 - 19 November 2014	PKWT & Outsourcing	Almost Running
18 - 19 November 2014	Tax Planning Management	Almost Running
19 - 20 November 2014	Business Plan & Budgeting Cost Control	Almost Running
19 - 20 November 2014	Asset Management	Almost Running
19 - 20 November 2014	Penyusunan SOP with KPI	Almost Running
20 - 21 November 2014	Bandung : Supply Chain Management	Almost  Running
20 - 21 November 2014	Bali : Fundamental Leadership	Almost Running
20 - 21 November 2014	Bali : Negotiation & Lobbying Skill	Almost Running
25 - 26 November 2014	Sales & Marketing: Increasing Your Sales Throught Effective Selling	Almost Running
25 - 26 November 2014	Professional debt Collection	Almost Running
25 - 26 November 2014	Effective Report Writing Techniques	Almost Running
26 - 27 November 2014	Cost reduction & Risk Mitigation	Almost Running
27 - 28 November 2014	Know Your Customer (KYC ) Principles	Almost Running
27 - 28 November 2014	Supervisory Skill	Almost Running
27 - 28 November 2014	Surabaya : Negotiation For Purchasing	Almost Running
2 - 3 Desember 2014	Implementation E-Filing System with RMS/EFS	Almost Running
2 - 3 Desember 2014	BalancedScoredcard Step by step	Almost Running
3 - 4 Desember 2014	Strategic Business Plan & Budgeting	Almost Running
4 - 5 Desember 2014	Sales & Marketing : The 7 Selling Step for Sales People	Almost Running
4 - 5 Desember 2014	Advanced Selling for maximum Profit	Almost Running
9 - 10 Desember 2014	Executive Corporate Law	Almost Running
9 - 10 Desember 2014	New Product Development ( NPD )	Almost Running
10 - 11 Desember 2014	Accurate Inventory Planning & Stock Control	Almost Running
10 - 11 Desember 2014	Effektif Public Relation	Almost Running
11 - 12 Desember 2014	Bandung ; Strategic Procurement Management	Almost running
11 - 12 Desember 2014	Bandung : Handling Complaint & Difficult Customer	Almost Running
15 - 16 Desember 2014	Workload Analyst	Almost Running
16 - 17 Desember 2014	Managing office, 5S & Filing System	Almost Running
16 -17 Desember 2014	Coaching & Conseling	Almost Running
16 - 17 Desember 2014	Customer Interaction & Telephon Courtesy	Almost Running
17 - 18 Desember 2014	Surabaya : Corporate Journalism	Almost Running
17 - 18 Desember 2014	Surabaya : Finance for non Finance Executive	Almost Running
18 -19 Desember 2014	Powerfull database Analyst and dashboard reporting with excel	Almost Running
18 - 19 Desember 2014	Problem Solving and Decision Making	Almost Running
18 - 19 Desember 2014	Marketing Strategy	Almost Running
22 - 23 Desember 2014	Mastering Excel 2007 / 2010	Almost Running
23 - 24 Desember 2014	Credit Analyst	Almost Running
23 - 24 Desember 2014	Negotiation For Purchasing	Almost Running
29 Desember 2014	Powerpoint Do More	Almost Running