| 2 Day Training IT Series : 21 – 22 Agustus 2014 “ELECTRONIC FILING IMPLEMENTATION WITH RMS & EIS METHOD, BASED ON DOCUMENT REGULATION” OVERVIEW Arsip merupakan rekaman informasi penting yang umumnya digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan kegiatan dalam suatu organisasi. Dengan memanfaatkan arsip seoptimal mungkin dapat dicapai tujuan manajemen modern yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat serta pengawasan yang ketat. Ketika pemberkasan arsip sudah makin bertambah, jika tidak dikelola dengan baik, maka pertumbuhan arsip sudah tidak bisa lagi dikendalikan. Mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi maka kegiatan penataan arsip harus dilakukan sesuai prinsip dan tujuan dari manajemen kearsipan, yaitu dapat menyediakan arsip dengan cepat, tepat, lengkap dan efisien. Penataan arsip pada dasarnya merupakan suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Ada 2 metode sistem yang dapat diterapkan dalam kegiatan penataan arsip yaitu Records Management System (RMS) dan Electronic Filing System (EFS). Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) disahkan dalam Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan pelaksanaan dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012. Electronic Filing System (Sistem Penataan File secara elektronik) disahkan dalam Undang-undang nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dan pelaksanaan dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah nomor 82 tahun 2012. Di dalam sistem ini terdapat penerapan Electronic Imaging System agar organisasi memiliki digital copy yang praktis dan tidak membutuhkan tempat fisik tertentu dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali pada saat diperlukan dengan waktu yang singkat. Apabila ke-2 metode penataan arsip diatas dapat diterapkan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi, maka dapat meningkatkan kinerja pelayanan dan efisiensi tempat penyimpanan arsip dari organisasi tersebut. MATERI PELATIHAN 1. Struktur perundang-undangan yang diberlakukan di Republik Indonesia. 2. Pemaparan dari isi Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan penjelasan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang tersebut dalam pengertian secara umum sebagai berikut : 1) Kearsipan, 2) Arsip dinamis, 3) Arsip aktif, 4) Arsip inaktif, 5) Arsip vital, 6) Arsip statis, 7) Unit pengolah, 8) Unit kearsipan, 9) Jadwal Retensi Arsip, 10) Penyusutan arsip, 11) Pemusnahan arsip 12) Penyerahan arsip statis, 13) Pemeliharaan arsip, 14) Penggunaan arsip, 15) Pemberkasan, 16) Retensi arsip 3. Model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem manajemen kearsipan. 4. Contoh SOP Manajemen Kearsipan. 5. Model records continuous model pada sistem manajemen arsip elektronis. 6. Electronic Imaging System. 7. Pentingnya Electronic Imaging System diimplementasikan di semua organisasi. 8. Membuat digital document (OCR Scanning) dalam format .PDF Edited. 9. Menambahkan text pada digital document. 10. Memasukan digital assign yang sudah diproteksi ke dalam digital document . 11. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi. 12. Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDMS software. 13. Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFIDMS software. 14. Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam EFIDMS software. 15. Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level Security User Access Application. 16. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Control process. 17. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution process. 18. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update process. 19. Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode. 20. Document Capture Process baik melalui scanner ataupun melalui digital cameras, kemudian di-convert menjadi document microsoft office (XP, 2003, 2007, 2010). 21. Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software. | 
Tidak ada komentar:
Posting Komentar